Règlement intérieur

Règlement intérieur de l’association Légendes des Terres de Glace

Version 1.2

Préambule.

Le présent règlement a pour vocation de compléter les statuts de l’association. Il définit les règles de fonctionnement de l’association. Il peut être modifié au cours de l'exercice par le conseil d'administration, qui devra alors en informer les membres. Si tel est le cas, les modifications devront être approuvées lors de l’assemblée générale ordinaire.

Toute personne (physique ou morale), qu’elle soit membre ou non de l'association, qui participe à un événement organisé par l’association, doit se conformer au présent règlement, dès son arrivée sur le site de l'événement. Le non-respect du règlement intérieur pourrait entraîner des sanctions prises par le Président, après avis du conseil d’administration, qui sont définies dans l’article 5 du présent règlement.

Pour rappel, les évènements organisés par l’association ont tous pour objectif de satisfaire le plaisir du plus grand nombre dans une ambiance respectueuse et familiale. Clairement, ce règlement est destiné à « éclairer » les participants qui ne l’auraient pas encore compris, et doter ses dirigeants des outils nécessaires à leur atteinte.

Article 1 : Respect des personnes, des biens et des lois.

Dans tous les cas, toutes les personnes présentes sur les événements organisés par l’association doivent se conformer à la législation et autres règles en vigueur.

Article 1.1 : Respect des personnes.

Sous quelque forme que ce soit, il est strictement interdit de :

Porter atteinte aux principes religieux, philosophiques ou politiques des personnes.
Imposer aux participants des situations humiliantes, dégradantes ou déshonorantes.
Porter atteinte à l'intégrité physique ou morale des participants.
Tenir des propos, attitudes ou gestes discriminatoires.

Article 1.2 : Respect des biens.

Lors des évènements organisés par l'association, différents types de sites pourront être exploités et mis à disposition des participants. Il va de soi, que chacun se doit de respecter les sites, en particulier en termes de propreté et de respect de l'environnement. Les consignes émises avant chaque évènement et spécifiques au lieu devront être, elles aussi, respectées.

Tous les matériels mis à disposition par l’association doivent faire l’objet d’une attention particulière. En effet, en cas de détérioration, l'association pourrait demander un dédommagement aux responsables.

Le prêt du matériel associatif est soumis à l’autorisation du Président.

Article 1.3 : Drogues.

Conformément à la législation en vigueur, la vente, la détention et l’usage de drogues sont strictement interdits sur les événements organisés par l’association. Les participants ne respectant pas ces dispositions en vigueur s’exposent à des poursuites judiciaires, mais aussi à des sanctions prises par le Président après avis du Conseil d’Administration, pouvant aller jusqu’à l’exclusion définitive.

Article 1.4 : Alcool.

Sur les évènements organisés par l'association et conformément à la législation en vigueur, la consommation d’alcool est autorisée avec modération. La consommation est formellement interdite pour les mineurs. Tout abus se verra sanctionné. L’abus d’alcool ne sera en aucun cas un prétexte à tout débordement de participants ne parvenant pas à se maîtriser. Un participant alcoolisé de façon « non modérée » sera, suivant le principe de précaution, immédiatement écarté de l’évènement, et pourra encourir les sanctions adéquates, jusqu’à l’exclusion définitive.

Article 2 : Adhésions.

Article 2.1 : Les différents membres.

Conformément au statut de l’association article 7, il existe 3 types d’adhérents sont distingués :

Membre actif : personne à jour de sa cotisation au moment de l'événement.
Membre bienfaiteur : personne physique ou morale qui verse une cotisation fixée (ou modifiée) par l’assemblée générale. Cette cotisation est plus importante que le montant de la cotisation classique.
Membre d’honneur : personne physique ou morale qui rend ou ayant rendu des services à l’association. Cette distinction est décernée par le conseil d'administration sur proposition du Président, du Trésorier ou du Secrétaire. Le Conseil d’Administration se prononce alors à l’unanimité afin que cette distinction soit accordée. Le bénéficiaire est alors dispensé de cotisation pour service rendu pour une durée d’une année.

Article 2.2 : Avantages des adhérents.

L’association ne compte pas plus d’adhérents que de places disponibles dans les événements qu’elle organise. Ce chiffre peut être modifié par le bureau, après avis du Conseil d'administration en cours d’exercice qui se prononce alors à l’unanimité pour que ce nombre soit augmenté ou diminué. Cette proposition peut être formulée en cours d’exercice, à tout moment, et autant de fois que nécessaire.

L’association garantit donc à chaque membre une place sur ses événements dans le respect de la règle suivante : Chaque membre à l’avantage de s’inscrire avant l’ouverture officielle des inscriptions aux non-membres, dans un délai fixé par le Président. Passé ce délai de primauté, toutes les places non attribuées pourront être acquises par d’autres candidats non membres de l’association.

Concrètement, les non adhérents peuvent participer à l’évènement uniquement dans la limite de la non-participation des adhérents. La participation ne vaut pas adhésion à l’association, mais permet uniquement la participation à un évènement dans la limite des places disponibles et laissées vacantes par les adhérents.

Les membres bénéficieront également d’une réduction de tarif de la PAF (participation au frais).

Article 2.3 : Renouvellement des adhésions.

Les adhésions sont valables sur année glissante. Afin de bénéficier des avantages énumérés dans l’article 2.2, le membre doit être à jour de sa cotisation le jour de l'événement et ne pas avoir été exclu.

Au moment de l’ouverture des inscriptions, les membres dont l’échéance de cotisation arrive à terme entre la date du dernier évènement et la date du prochain événement seront invités à renouveler leur cotisation dans un délai annoncé. Au terme de ce délai, la personne ne sera plus considérée comme membre de l’association. La place de membre sera alors ouverte pour d’éventuelles personnes intéressées.

Article 2.3 : Refus d’adhésion.

Le conseil d'administration de la l’association se réserve le droit de refuser toute demande d’adhésion de façon discrétionnaire. Il est rappelé qu’une association est une structure privée et que par conséquent, elle n’a pas à motiver les raisons d’un refus d’adhésion.

Article 3 : Les mineurs.

Pour chaque événement, l’âge des mineurs (minimum 8 ans à ce jour) sera fixé par le conseil d'administration et diffusé lors de l’annonce des inscriptions.

Il est possible d'adhérer à l’association à partir de 8 ans, dans la limite des places disponibles. Les enfants adhérents doivent se conformer aux mêmes règles que les adultes (décrites dans l’article 2.2 ) sur les évènements auxquels ils sont autorisés à participer.

En termes de gestion, et seulement en termes de gestion, tout mineur de 16 ans ou plus est considéré comme un adulte. Il est considéré comme adhérent adulte, il paye une cotisation et une PAF (participation au frais) adulte, il dispose du même jeu que les adultes. Il reste néanmoins mineur vis-à-vis du respect de la loi, et continue à demeurer sous la responsabilité de son représentant légal, du début à la fin de l’évènement. A aucun moment l’association ne se substitue à l’exercice de l’autorité parentale ou exerce un pouvoir de direction, de contrôle ou de surveillance sur le mineur par exemple

Certains évènements pourront être interdits aux mineurs, donc aux personnes de moins de 18 ans lors du commencement 1er jour du déroulement de l’évènement.

Les représentants légaux ou les représentants désignés demeurent responsables des enfants mineurs.

Article 4 : Inscription aux événements.

Article 4.1 : Généralités.

Les inscriptions se feront par le biais d’un formulaire. L’organisateur, chargé des inscriptions, fait suivre un lien de paiement via courriel.

L'inscription est validée définitivement une fois le paiement effectué. SANS PAIEMENT – AUCUNE INSCRIPTION N’EST DÉFINITIVE.

Pour chaque événement, une date limite d’inscription sera annoncée. Passé cette date :

Toute personne n’ayant pas encore réglé sa PAF (participation aux frais) verra son inscription annulée.
Les demandes de désistement après cette date limite ne pourront pas être remboursées.

Article 4.2 : Refus d’inscription.

Le conseil d'administration de la l’association accepte ou refuse les demandes d’inscriptions de façon discrétionnaire.

Article 5 : Sanctions applicables.

Articles 5.1 : Sanctions internes.

Le non-respect du règlement intérieur pourrait entraîner une ou plusieurs sanctions prises par le président, en fonction de la gravité du non-respect, et après avis du conseil d’administration :

Avertissement.
Exclusion de l'événement en cours.
Radiation de l'association.

En cas de sanction interne, aucun remboursement ne sera effectué.

Articles 5.2 : Intervention des forces de l’ordre.

L’association n’a pas vocation à se substituer aux forces de l’ordre. Pour autant, elle fera appel à elles toutes les fois où cela sera nécessaire. Toutes les mesures nécessaires à la situation seront prises en attendant leur arrivée.

Article 6 : Fair play.

La plupart des évènements organisés par l’association sont des jeux de rôle grandeur nature. L’objectif est de partager un moment de divertissement, dans une approche conviviale et familiale.

Il est important de rappeler que ce n’est qu’un jeu et que l’on peut être sérieux, sans se prendre au sérieux. En cas de divergence de point de vue, il est nécessaire de prendre le temps de discuter et de régler les petits conflits de façon fair play entre les antagonistes.

Il est demandé à chacun de se souvenir du fait qu’outre la mauvaise image de soit que l’on peut projeter, il s’agit aussi de l’image qui sera véhiculée de l’association et de tous ses membres, mais aussi du modèle de comportement que nous offrons aux enfants qui participent à nos évènements…cela donne à réfléchir…faisons appel au bon sens afin que ce règlement n’ait nul besoin d’être appliqué…